Auch gesucht als: elektronische Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD, E-Rechnungspflicht 2027, PDF Rechnung nicht mehr erlaubt, Rechnung Pflichtangaben
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern gilt eine Pflicht zur elektronischen Rechnung (§ 14 UStG). Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Ein einfaches PDF oder eine Papierrechnung ist keine E-Rechnung. Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 sind Papierrechnungen (und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers) noch zulässig; ab 01.01.2027 gilt die Pflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro, ab 01.01.2028 für alle.
Gilt die E-Rechnung auch für Kleinunternehmer und Privatkunden?
Nicht gegenüber Privatpersonen (B2C). Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können; für das Ausstellen gelten Erleichterungen.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Buchungsbelege einschließlich Rechnungen acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. E-Rechnungen müssen in ihrem Originalformat unveränderbar aufbewahrt werden.
Was droht bei Verstößen?
Gefährdet sein können der Vorsteuerabzug des Empfängers und die ordnungsgemäße Buchführung; zusätzlich kommen Bußgelder in Betracht. Vor Fristablauf sollte ein geeignetes System eingeführt werden.